Le coffre-fort numérique est un système de codage qui est une solution électronique qui stocke les données dans un endroit sûr, même dans un coffre-fort électronique. Il est conçu pour protéger les données en ligne (photos, vidéos, documents) des cyberattaques. Cependant, il existe de nombreuses grandes entreprises qui utilisent le coffre-fort numérique, car les documents occupent de nombreux espaces.
Cependant, il y a une différence entre le coffre-fort numérique, la GED et le SAE.
Le coffre-fort électronique ou CFN, un service en ligne conçu pour conserver numériquement des documents physiques grâce à un logiciel de signature électronique commençant par « HTTPS:// ». Il est recommander d’avoir un système de classement électronique SAE pour le stockage. Un coffre-fort numérique est comme un compte bancaire en ligne, il faut s’inscrire, s’identifier pour y accéder, autrement dit entrer un mot de passe pour se connecter.
Donc ça permet aux utilisateurs d’accéder facilement et rapidement en cas de besoin ; raison pour laquelle les entreprises optent très souvent pour la méthode de la gestion électronique.
Les outils du coffre-fort numérique
Voici deux outils d’un coffre-fort numérique
Digiposte : est une plateforme en ligne sécurisée pour gérer les documents importants conservés en un seul endroit. L’outil est disponible sur ordinateur ou tablette et se connecte aux services bancaires, fiscaux et bien d’autres. Tous ces documents sont archivés à long terme où ils peuvent être consultés en cas de besoin. L’application peut être utilisée pour toute modification ou simplification de document. C’est un outil qui a facilité la sécurisation des documents pour de nombreuses entreprises.
MyPeopleDoc:un logiciel mis en ligne qui permet d’échanger des documents administratifs avec les collaborateurs. MyPeopleDoc, le coffre-fort numérique qui archive vos documents, l’outil vous permet aussi de faire la dématérialisation de divers dossiers.
Le coffre-fort est une armoire virtuelle, et une plate-forme en ligne pour stocker tous les documents administratifs. Aujourd’hui, grâce à ces applications mises en ligne, beaucoup de sociétés gardent leurs documents en toute sécurité. Non seulement ils simplifient leur travail, mais aussi gagnent du temps et de l’espace. Cependant, un coffre-fort numérique est un espace de stockage approprié accessible par un mot de passe afin que vous puissiez conserver votre manuscrit en toute sécurité et retrouver le fichier intact.
En conséquence, la sécurité numérique garantit une sécurité absolue et économise de nombreux espaces au bureau.
Le coffre-fort numérique, une digitalisation qui facilite votre gestion d’archivage en un tournemain.
Mais il y a des inconvénients qui se présentent, car avec l’utilisation du numérique y aura toujours un risque de perdre toutes vos données par des malfaiteurs, donc vous pourriez être victime d’une attaque de piratage, alors ce serait bien de sécuriser vos données contre toutes cyberattaque.
Pour avoir plus de détails, n’hésitez pas de vous abonnées.
Khadidiatou Tine 23 Novembre 2022 Archives Consulting Group
