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Ces dernières années, les nouvelles technologies, également appelées TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) ont en effet touché de nombreuses entreprises qui exercent différentes activités. Aujourd’hui, les PME sont passées du papier à l’électronique. Cette nouvelle ère technologique qui ne cesse de s’accroître a même touché le monde des documents. Cette stratégie de protection des documents numérisés, connue sous le nom de dépôt électronique, permet aux entreprises de traiter certains manuscrits plus efficacement pour éviter de perdre des informations potentiellement utiles comme preuves lors d’un audit, devant le tribunal etc.
Cependant, l’archivage numérique est devenu une stratégie largement utilisée pour le traitement, la capture et le stockage des documents grâce à la GED et au SAE, deux solutions numériques qui protègent le cycle de vie des documents, aidant de nombreuses entreprises à gérer et à suivre indéfiniment les archives.
La GED ou gestion électronique des documents
Premièrement, vous entendez souvent parler d’archivage numérique des documentes, de GED ou de sauvegarde, mais vous ne savez pas exactement quelles sont toutes ces fonctionnalités. Résumons donc ses différents éléments.
L’archivage électronique des documents ( GED )
Inclut la conservation à long terme des documents numérisés qui peuvent être facilement retrouvés en cas de besoin. Par conséquent, cette méthode de sauvegarde des données est utilisée pour identifier, classer et conserver sur un support numérique qui fournit une sauvegarde sécurisée et à long terme.
La sauvegarde
Il consiste à stocker des données sur différents supports (DVD, PDF, CD, cloud, disque dur, etc.) dans un but de récupération en cas de perte ou de besoin. Pour cette raison, le dépôt électronique rend les choses plus faciles et plus sûrs. C’est donc une solution efficace pour une bonne gestion des documents
La gestion électronique des documents ou GED
Est une solution numérique de gestion de la sauvegarde de tous les documents de l’entreprise. Alors la GED est maintenant indispensable dans une entreprise. Comme de nombreuses institutions ne disposent pas d’assez d’espace pour classer certains documents, on peut dire que le classement des documents papiers est rarement utilisé de nos jours.
Le SAE ou système d’archivage numérique, logiciel qui gère la préservation des documents numérisés. Garantit le contenu d’un document indéfini. Cependant, ces documents doivent être très faciles d’accès et d’accéder à un plan de classement.
En résumé, la gestion électronique des documents se fait à l’aide d’un logiciel qui assure la conservation et la sécurité de ces documents, qui peuvent être des factures, des fiches de paie, tout autre document pouvant servir de preuve.
Une bonne gestion de vos dossiers, c’est gagner du temps, optimiser l’espace et gagner en réactivité et en efficacité pour vos collaborateurs.
Alors, pour plus de détails, n’hésitez pas à nous retrouver dans notre prochain article sur Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique? une autre méthode pour sauvegarder vos données en toute sécurité.
Khadidiatou Tine 02/08 2022 L’archivage numérique
Community Manager
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Merci pour ce bel article riche en astuces pour une meilleure gestion de la production documentaire des entreprises gage de performance commerciale et technique.